NovaTime
Zeiterfassung

Mit dem "Bildschirmterminal Internet / Intranet" können Buchungen direkt im Browser getätigt werden.
Als Buchungstasten stehen „Kommen“, „Gehen“ und „Dienstgänge“ zur Verfügung. Des weiteren können frei definierbare Funktionstasten festgelegt werden. Diese können für zusätzliche Buchungen oder Kontenabfragen genutzt werden (z.B. Saldo, Urlaubskonten, Lohnarten).

Die Tasten können individuell positioniert werden. Es stehen bis zu 4 Zeilen mit je 4 Tasten zur Verfügung.

Ist die Option „Kostenstelle“ vorhanden, dann steht eine weitere Zeile zur Verfügung, in welcher 2 Tasten (Stamm-KST, KST-Wechsel) angegeben werden können.

Durch die Anbindung der Software über das Netzwerk sind die Abfragen und Buchungen in Echtzeit möglich. Als Buchungsuhrzeit wird standardmäßig die Uhrzeit des Servers herangezogen, unabhängig von der Uhrzeit des Clients.

Die Identifikation des Mitarbeiters ist individuell einstellbar. Zur Verfügung stehen Ausweisnummer, Personalnummer oder Name. Als Passwortabfrage gibt es die Möglichkeiten „Passwort“ oder „PIN-Code“. Letztere ist nur mit der Option „Zutrittskontrolle“ möglich.

Wie für das Workflow auch, wird für die Verwendung ein lokaler Webserver benötigt.

Die Mitarbeiter benötigen für die Verwendung des Terminals lediglich einen Browser. Unterstützt werden die gängigen Browser Firefox, Edge und Chrome. Durch die breit ausgelegte Technik ist das optische Erscheinungsbild des Terminals in den unterschiedlichen Browsern nahezu identisch. Die Oberfläche ist responsiv. Dadurch passt sich das Terminal an die Unterschiedlichsten Endgeräte an (Desktop, Tablet, Smartphone).

Die Farbgebung der Oberfläche kann für den jeweiligen Browser angepasst werden.

Als Buchungstasten stehen „Kommen“, „Gehen“ und „Dienstgänge“ zur Verfügung. Des weiteren existieren fünf frei definierbare Funktionstasten. Diese können für zusätzliche Buchungen (z.B. Gleitzeit ab morgen, heute Schule, Bereitschaft, Pause) oder Kontenabfragen genutzt werden (z.B. Saldo, Urlaubskonten, Lohnarten).

Besteht für die App eine Online-Verbindung, sind die Abfragen und Buchungen in Echtzeit möglich. Als Buchungsuhrzeit wird standardmäßig die Uhrzeit des Servers herangezogen, unabhängig von der Uhrzeit des Clients.
Kommen-, Gehen- und Dienstgang-Buchungen können offline und online getätigt werden. Funktionstasten- und Kostenstellen-Buchungen können nur online getätigt werden.

Die Identifikation des Mitarbeiters ist individuell einstellbar. Zur Verfügung stehen Ausweisnummer, Personalnummer oder Name. Als Passwortabfrage gibt es die Möglichkeiten „Passwort“ oder „PIN-Code“. Letztere ist nur mit der Option „Zutrittskontrolle“ möglich. Des weiteren steht optional ein Mehrfachbenutzer-Modus zur Verfügung. Damit kann z.B. ein Vorarbeiter für seine unterstellten Mitarbeiter an dem Smartphone Buchungen tätigen.

Ist die Option „Kostenstellen“ vorhanden, können die Kostenstellen über die App gebucht werden.

Für NovaTime muss die Option „Terminal App“ lizenziert sein (Option, ab Version 4.4.01).

Die NovaTime Terminal App für iPhone steht im App Store kostenlos zur Verfügung. Für die App ist die iOS Version ab 9 erforderlich. Außerdem wird eine gesicherte Kommunikation mit dem Webserver via HTTPS vorausgesetzt.

Die App steht kostenlos im PlayStore von Google zur Verfügung. Für die App ist eine Android Version ab 2.3.3 notwendig.

Mit dem Lampentableau für die NovaTime Zeiterfassung erhalten Sie eine tabellarische Darstellung der aktuell an- und abwesenden Mitarbeiter. Der aktuelle Status wird mittels einer farbigen LED dargestellt. Ist die Lizenz für die Option Zutrittskontrolle vorhanden, dann kann das Lampentableau auch als „Zutrittstableau“ verwendet werden. In diesem Modus wird mittels der farbig dargestellten LED angezeigt, zu welcher Tür der Mitarbeiter Zutritt hatte.

Durch die individuellen Einstellungsmöglichkeiten des Tableaus sind die unterschiedlichsten Einsatzmöglichkeiten denkbar. Der klassische Anwendungsfall ist der Einsatz des Lampentableaus bei der Telefonzentrale, damit sofort ersichtlich wird ob sich ein Mitarbeiter im Haus befindet oder nicht.

Ein weiterer Anwendungsfall bietet sich an, um zum Beispiel das Tableau den Abteilungsleitern zur Verfügung zu stellen. Diese bekommen dann die Einstellung nur Ihre Eigene Abteilung in dem Lampentableau zu sehen. Anders als bei der Telefonzentrale wird aber hier unter Umständen noch der Fehlzeitgrund des Mitarbeiters mit ausgegeben.

Das Lampentableau wurde in der Optik und dem Funktionsumfang mit der Version 4.4.01 von NovaTime vollständig neu gestaltet. In der Ausgabeoberfläche wurden vielfältige Wahlmöglichkeiten untergebracht, wie z.B. Sortierung, Alphabet, Status. Des weiteren besteht eine elegante Möglichkeit, das Lampentableau in der Größe zu verändern.

Das Modul "Antragswesen" ist in erster Linie ein Informationsportal für die Mitarbeiter des Unternehmens. Damit wird die Zeiterfassung transparent. Jeder Mitarbeiter kann sich an seinem Arbeitsplatz die aktuellen Übersichten von seinem Konto ansehen und muss nicht in der Personalstelle nachfragen, z.B. wieviel Resturlaub noch zur Verfügung steht. Hierbei finden die in NovaTime schon bewährten Auswertungen und Listen wie Mitarbeiterjournal, Urlaubskartei, Jahreskarte, usw. ihre Verwendung.

Das System wird so eingestellt, dass jeder Mitarbeiter die für Ihn passende Ansicht erhält. So kann zum Beispiel der Abteilungsleiter nicht nur sein eigenes Konto, sondern auch die Mitarbeiter seiner Abteilung begutachten.
Soll diese Transparenz noch weiter ausgebaut werden und ein weiterer Schritt hin zu dem papierlosen Büro gemacht werden, kann das Antragswesen-Modul in den Einstellungen auf Ihre Bedürfnisse erweitert bzw. angepasst werden. Die in NovaTime angelegten Buchungsarten können für das Antragswesen freigegeben werden, um den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, z.B Ihren Urlaub direkt "online" zu beantragen. Die nötigen Instanzen, welche der Antrag zu durchlaufen hat, können individuell und gruppenweise festgelegt werden. Sollte ein Mitarbeiter von der eigentlichen Genehmigungshierarchie Abweichungen aufweisen, kann dessen Hierarchie auch direkt angepasst werden.

In diesem Modul sind auch Vertreteregelungen integriert. Diese unterscheiden sich grundsätzlich in Mitarbeitervertretung und Genehmigervertretung. Bei der Mitarbeitervertretung kann z.B. festgelegt werden, ob zunächst ein oder mehrere Vertreter dem Antrag zustimmen müssen oder ob diese lediglich darüber informiert werden. Mit der Genehmigervertretung können ein oder mehrere Vertreter dem eigentlichen Genehmiger zugeteilt werden. Sollte der Genehmiger einmal verhindert sein, z.B. durch eine mehrtägige Dienstreise, wird der Antrag automatisch an dessen Vertreter weitergeleitet.
Für die Darstellung des Antragswesens werden die Funktionalitäten eines Browsers verwendet. Dadurch lässt sich dieses Modul bequem im Intranet oder sogar Internet zur Verfügung stellen.

Mit dem Modul "Lohn- & Gehaltsschnittstelle erhalten Sie eine einfache Möglichkeit die Bewegungsdaten der Zeiterfassung an Ihr bestehendes Lohnprogramm zu übermitteln. Dabei werden die gängigsten Lohnprogramme wie z.B. Loga, Paisy, Datev usw. von Haus aus unterstützt. Sollten Sie ein Lohnprogramm besitzen für welches keine vorgefertigte Schnittstelle existiert, kann jederzeit auch eine eigene Schnittstelle gefertigt werden.

Die Option Kostenstellenverrechnung erlaubt die Zuordnung der Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter zusätzlich zu den definierbaren Kostenstellen. Hierbei ist gewährleistet, dass die Summe aller Anwesenheitszeiten stets der Summe aller Kostenstellenzeiten entspricht. Eine weitere Unterteilung der Kostenstellenzeiten in verschiedene Lohnarten ist ebenfalls vorgesehen. Hierdurch lassen sich z.B. Überstunden und Zuschlagszeiten auf Kostenstellen differenziert darstellen. Es sind bis zu 9999 Kostenstellen mit bis zu 6stelligen Nummern einrichtbar (alphanumerisch bis zu 10 Stellen). Der Mitarbeiter ist zum Arbeitsbeginn seiner Stammkostenstelle zugeordnet. Ein Wechsel zu anderen Kostenstelle ist jederzeit möglich per Buchungseingabe: ‚Kostenstelle, Datum und von-Uhrzeit‘ genügt. Eine direkte Korrektur der KST-Stundenverteilung im Kostenstellenjournal ist ebenfalls vorgesehen. Weiterhin kann der Mitarbeiter selbst einen Kostenstellenwechsel am Terminal buchen, wobei das TRS 15 mit max.50 Kostenstellen (hierbei KST-Nummer max. 4stellig ) belegt werden kann. Eine weitere Wechselmöglichkeit bietet sich mit der Option ‚Bildschirmterminal‘; damit kann der Mitarbeiter einen Wechsel zu allen vorhandenen Kostenstellen vornehmen. Zur Auswertung stehen die VariListen, das Mitarbeiterjournal als Kostenstellenjournal und die Lohnliste zur Verfügung. Besteht die Option ‚Lohn & Gehaltsschnittstelle‘, kann auch eine Datenweitergabe differenziert nach Kostenstellen und Lohnarten erfolgen.

Das Statistik-Modul erlaubt detaillierte und umfassend strukturierte Auswertungen über An- und Abwesenheitstage der Mitarbeiter. Ausgewertet werden diese Tage in Form von Übersichten, Listen und Ausgaben mit Einzelwerten, Zwischensummen, Gruppensummen und Gesamtsummen. Durch gezielt angebbare Fehlzeitgründe erhalten Sie eine genaue Auswertung der interessierenden Werte. Durch die Hinzunahme von Prozentwerten ergibt sich eine hervorragende Übersicht und Beurteilungsgrundlage. Der Listenaufbau ist flexibel gestaltbar bezüglich Spaltendefinition, Summenbildung, gewünschter Fehlzeitgründe, Personalsatzfelder, Sortierung und Ausgabezeitraum. Durch diese Flexibilität sind Sie in der Lage, nahezu jede gewünschte Auswertung nach Tagen selbst zu gestalten.

Das Urlaubs-Komfort-Modul berechnet für jeden Mitarbeiter automatisch den jeweiligen Urlaubsanspruch anhand des Alters, der Beschäftigungsart und des Beschäftigungsgrads. Die Angabe des Geburtsdatums eines jeden Mitarbeiters im Personalstamm ist erforderlich. Die jährliche Neueingabe für den geänderten Urlaubsanspruch fällt durch die automatische Neuberechnung weg. Sie sparen dadurch Zeit und können keinen Mitarbeiter vergessen oder zuviel bzw. zuwenig Urlaubsanspruch eingeben. Auch eine Teilberechnung findet statt, wenn Eintritt oder Austritt des Mitarbeiters mitten im Jahr liegt. Sie können für jede Beschäftigungsart kombiniert mit dem Beschäftigungsgrad einen eigenen Urlaubsplan erstellen; also im Extremfall einzeln für jeden Mitarbeiter oder im einfachsten Fall nur einen Urlaubsplan für alle Mitarbeiter gemäß 5 Altersstufen. Eine automatische Verfallsberechnung ist zuschaltbar, die z.B. am 31. März nicht genommenen Urlaub vom Vorjahr verfallen läßt. Berücksichtigt wird der Fall, daß jemand über das Verfallsdatum hinweg seinen Urlaub antritt; dies hat für den Verfall dann aufschiebende Wirkung.

Mit der Anwendung „Personal Import Export“ können Personaldaten zeitgesteuert zwischen NovaTime und eine Fremdanwendung abgeglichen werden. Der Austausch erfolgt über Standard ASCII-Datensätze.